PEDOMAN PROSEDUR REGISTRASI BAGI ORGANISASI KEMASYARAKATAN ASING YANG BERKEGIATAN DI INDONESIA

Sesuai dengan UU No. 37 tahun 1999 dan UU No. 17 tahun 2013, Kementerian Luar Negeri merupakan pintu utama masuknya organisasi kemasyarakatan asing (Ormas asing) di Indonesia.

Persyaratan:

1. Ormas asing yang berkegiatan di Indonesia harus memiliki azas, tujuan, dan kegiatan organisasi yang bersifat nirlaba.
2. Ormas asing yang didirikan oleh warga negara asing (WNA) atau sebutan lainnya wajib memiliki izin dari Pemerintah.
3. Izin Pemerintah terdiri dari izin prinsip dan izin operasional.
4. Izin prinsip diberikan oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri setelah memperoleh pertimbangan dari tim perizinan.
5. Izin operasional diberikan oleh Pemerintah dan Pemerintah Daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
6. Izin operasional bagi Ormas asing hanya dapat diberikan setelah Ormas asing mendapat izin prinsip.
7. Izin prinsip diberikan untuk jangka waktu paling lama 3 (tiga) tahun dan dapat diperpanjang.
8. Perpanjangan izin prinsip diajukan paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum izin prinsip berakhir.
9. Untuk memperoleh izin operasional, Ormas asing harus memiliki perjanjian tertulis dengan Pemerintah sesuai dengan bidang kegiatannya.
10. Izin operasional diberikan tidak melebihi jangka waktu izin prinsip dan dapat diperpanjang.
11. Dalam melaksanakan kegiatannya, Ormas asing wajib bermitra dengan Pemerintah.
12. Ormas asing berkewajiban untuk:
• menghormati kedaulatan Negara Kesatuan Republik Indonesia;
• tunduk dan patuh pada ketentuan peraturan perundang-undangan;
• menghormati dan menghargai nilai-nilai agama dan adat budaya yang berlaku dalam masyarakat Indonesia;
• memberikan manfaat kepada masyarakat, bangsa, dan negara Indonesia;
• mengumumkan seluruh sumber, jumlah, dan penggunaan dana; dan
• membuat laporan kegiatan berkala kepada Pemerintah atau Pemerintah Daerah dan dipublikasikan kepada masyarakat melalui media massa berbahasa Indonesia.
13. Ormas asing dilarang untuk:
• melakukan kegiatan yang bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
• mengganggu kestabilan dan keutuhan Negara Kesatuan Republik Indonesia;
• melakukan kegiatan intelijen;
• melakukan kegiatan politik;
• melakukan kegiatan yang mengganggu hubungan diplomatik;
• melakukan kegiatan yang tidak sesuai dengan tujuan organisasi;
• menggalang dana dari masyarakat Indonesia; dan
• menggunakan sarana dan prasarana instansi atau lembaga pemerintahan.

Proses registrasi:

1. Ormas asing mengisi formulir pendaftaran.
2. Ormas asing menyampaikan dokumen pengajuan registrasi yang telah dilengkapi kepada Pemerintah Republik Indonesia, melalui Kementerian Luar Negeri, c.q. Direktorat Sosial Budaya dan Organisasi Internasional Negara Berkembang (lihat bagian IV. Dokumen registrasi).
3. Kementerian Luar Negeri akan memeriksa kelengkapan dokumen yang telah disampaikan. Apabila diperlukan, Ormas asing dapat diminta untuk menyampaikan informasi/dokumen tambahan.
4. Kementerian Luar Negeri akan memeriksa substansi permohonan registrasi, berkoordinasi dengan Kementerian/Lembaga Pemerintah terkait. Apabila permohonan registrasi dipandang tidak memenuhi persyaratan atau ditolak, surat pemberitahuan penolakan akan disampaikan kepada Ormas asing.
5. Apabila dokumen permohonan registrasi memenuhi persyaratan, Kementerian Luar Negeri akan menyelenggarakan rapat antar-kementerian. Ormas asing akan diminta untuk melakukan presentasi terkait tujuan, misi dan rencana kegiatan di hadapan forum rapat antar-kementerian.
6. Secara tertutup, forum antar-kementerian akan memutuskan secara konsensus apakah permohonan registrasi Ormas asing diterima atau tidak. Apabila belum tercapai konsensus, permohonan registrasi akan dibahas pada rapat berikutnya; penundaan keputusan akan diberitahukan secara tertulis kepada Ormas asing.
7. Keputusan forum diambil secara konsensus:
• Dalam hal permohonan registrasi ditolak, Kementerian Luar Negeri akan mengirimkan surat penolakan kepada Ormas asing. Ormas asing harus mengakhiri kegiatannya di Indonesia..
• Dalam hal permohonan registrasi diterima, Kementerian Luar Negeri akan mengirimkan pemberitahuan secara tertulis dan menunjuk Kementerian/Lembaga Pemerintah sebagai mitra Ormas asing. Selanjutnya, Ormas asing dan Kementerian/Lembaga Pemerintah dimaksud membuat Memorandum Saling pengertian sebagai dasar hukum kerja sama.
8. Apabila permohonan registrasi diterima, Kementerian/Lembaga Pemerintan yang ditunjuk sebagai mitra Ormas asing akan menyelenggarakan rapat antar-kementerian bersama dengan Ormas asing untuk menyusun MSP.
9. Apabila draf MSP disetujui oleh Kementerian Sekretariat Negara dan Kementerian Luar Negeri, MSP ditandatangani oleh Ormas asing dan kementerian/Lembaga Pemrintah yang menjadi mitranya. Salinan MSP disampaikan kepada Kementerian Sekretariat Negara dan Kementerian Luar Negeri. Program kegiatan yang diatur dalam MSP harus dituangkan ke dalam Rencana Kegiatan.
10. Monitoring dan evaluasi terhadap program dan kegiatan Ormas asing dilakukan setiap tahun oleh Ormas asing bersama dengan Kementerian/Lembaga Pemerintah yang menjadi mitra dan Kementerian/Lembaga Pemerintah terkait. Ormas asing harus menyampaikan laporan tahunan atau laporan periodik lainnya kepada Kementerian/Lembaga Pemerintah yang menjadi mitra, Kementerian Sekretariat Negara, Kementerian Luar Negeri, dan instansi terkait lainnya, sebagai evaluasi terhadap pelaksanaan MSP.
11. Sebelum berakhirnya MSP, Ormas asing dapat menyampaikan surat permohonan perpanjangan MSP kepada Kementerian/Lembaga Pemerintah yang menjadi mitra. Dengan mempertimbangkan hasil program dan kegiatan yang telah dilaksanakan, serta permohonan perpanjangan MSP, Kementerian/Lembaga Pemerintah yang menjadi mitra akan menyelenggarakan rapat untuk membahas perpanjangan atau pengakhiran MSP.
12. Rapat tersebut akan memutuskan apakah MSP dapat diperpanjang atau tidak. Apabila MSP diputuskan untuk diperpanjang, maka dilakukan langkah nomor 7-10 di atas. Apabila MSP diputuskan untuk dihentikan, surat penghentian kerja sama akan dikirimkan kepada Ormas asing. Penyelesaian program atau kegiatan kerja sama akan diatur berdasarkan kesepakatan dalam MSP.

Dokumen registrasi

Permohonan registrasi Ormas asing sekurang-kurangnya dilengkapi dengan dokumen sebagai berikut:

1. Surat permohonan registrasi yang menyatakan keinginan untuk membuka kantor perwakilan di Indonesia, dan menyampaikan dokumen-dokumen yang disertakan;
2. Surat penunjukan kepala perwakilan di Indonesia dari kantor pusat Ormas asing;
3. Riwayat hidup kepala perwakilan yang ditunjuk;
4. Surat rekomendasi dari Kedutaan Besar negara asal Ormas asing di Jakarta (yang mengonfirmasi kedudukan hukum, misi dan kegiatan Ormas asing di negara asal);
5. Sertifikat registrasi Ormas asing yang diterbitkan oleh Pemerintah negara asal ormas asing;
6. Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga Ormas asing;
7. Daftar sumber pendanaan Ormas asing selama tiga tahun ke depan dan mekanisme penggunaan anggaran;
8. Rencana kegiatan untuk tiga tahun ke depan di Indonesia, mencakup:
• Latar belakang dan rasional program/kegiatan;
• Tujuan program/kegiatan;
• Penerima manfaat dan lokasi kegiatan;
• Strategi pelaksanaan program/kegiatan;
• Rencana kegiatan dan hasil yang ingin dicapai;
• Informasi mengenai rencana kedudukan kantor Ormas asing di Indonesia, termasuk struktur manajemen dan staf (jabatan dan jumlah staf);
• Keberlanjutan program/kegiatan;
• Deskripsi mekanisme monitoring dan evaluasi;
• Alokasi anggaran dan sumber pendanaan (termasuk biaya overhead dan anggaran untuk pelaksanaan program/kegiatan).
9. Profil Ormas asing dan informasi lain terkait dengan kegiatan Ormas asing;
10. Kerja sama yang pernah atau sedang dilakukan bersama Kementerian/lembaga Pemerintah, beserta salinan Memorandum Saling Pengertian antara Ormas asing dan Kementerian/Lembaga Pemerintah, dan mitra lokal (bila ada).

Permohonan registrasi dan dokumen ditujukan dan disampaikan kepada:
Direktur Sosial Budaya dan Organisasi Internasional Negara Berkembang
Direktorat Jenderal Multilateral
Kementerian Luar Negeri
Jl. Taman Pejambon No. 6
Gedung Eks-BP7 Lantai 8
Jakarta Pusat 10110
Telepon: +62 21 384 86 88
Faksimili: +62 21 350 7950
Email: reg.ingo@kemlu.go.id